„Effizient gesteuert“: ERGO und community4you im Gespräch
Flottenmanagement: das Fachmagazin für innovatives Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement lud zum Interview.
Seit einigen Jahren schwirrt der Slogan „Versichern heißt verstehen“ durch die deutsche Versicherungslandschaft. Dahinter verbirgt sich eine der größten Versicherungsgruppen in Deutschland und Europa. Die Ergo Group AG mit Sitz in Düsseldorf ist weltweit in über 30 Ländern vertreten und betreut Tausende Kunden. Gerade bei einem solch großen Versicherungsunternehmen ist die Mobilität besonders wichtig, um Kontakt zu Kunden zu pflegen.
v.l.n.r.: Sven-Christian Timm, Martina Ermecke (beide ERGO), Lavinio Cerquetti und Stefan Krohn (beide community4you) in der ERGO-Zentrale in Düsseldorf | Foto: Flotte Medien GmbH
Für ERGO stellt der Kontakt zum Kunden einen besonders wichtigen Schwerpunkt dar und bedingt die Bereitstellung unterschiedlichster flexibler und bedarfsorientierter Mobilitätsformen. Eine große Anzahl an Dienstfahrzeugen bildet dabei einen wichtigen Teil der Mobilität in Richtung des Kunden. Die Verwaltung und Steuerung der Fahrzeugflotte wird seit Anfang 2016 durch den Einsatz der Fuhrparksoftware des Softwarespezialisten community4you AG unterstützt.
Voraussetzung für Auswahl und Einführung der durch community4you bereitgestellten Fuhrparksoftware war die organisatorische Zusammenführung diverser Konzerngesellschaften in eine Verantwortlichkeit bei ERGO sowie die damit verbundene Vereinheitlichung von Richtlinien und Prozessen. Bei einer Fuhrparkgröße von rund 1.200 Fahrzeugen war ein Punkt erreicht, an dem das eigenentwickelte Fuhrparksystem an seine Grenzen stieß. Analysen, Auswertungen und Reports (zum Beispiel zu Betriebskosten oder CO2-Verbräuchen einzelner Nutzergruppen) mussten zu großen Teilen manuell erhoben und aufbereitet werden. „Ziel ist, die wirtschaftliche Steuerung des Fuhrparks mithilfe durchgängiger, überwiegend digitalisierter Prozesse über alle Prozessbeteiligten weiter voranzutreiben. Dieses Vorhaben wird mithilfe des Einsatzes der von community4you entwickelten Fuhrparksoftware größtmöglich unterstützt“, erklärt Martina Ermecke, Leiterin Veranstaltungs-, Travel- und Fuhrparkmanagement bei ERGO.
Der Fokus auf die primär wirtschaftliche Steuerung des Fuhrparks hat unter Berücksichtigung der Unternehmensspezifika des Versicherers auch zu der Entscheidung geführt, einen reinen Kauffuhrpark zu betreiben. Und dies obwohl der Trend in den letzten Jahren hin zum Serviceleasing geht, um den Aufwand für Verwaltung der Flotte zu reduzieren und so Geld einzusparen. Doch ERGO setzt hingegen auf eine klare Fuhrparkphilosophie und gibt die Rahmenbedingungen zur Auswahl und Konfiguration von Dienstfahrzeugen sowie die anspruchsberechtigten Nutzergruppen exakt vor. „Bestehende und künftige Fuhrparkprozesse werden wir über alle Prozessbeteiligten mittels des Einsatzes der von community4you bereitgestellten Software steuern. So werden unter anderem Konfiguration, Genehmigungsworkflow, Terminabstimmung und Übergabe der Fahrzeuge vollständig übers System gesteuert und dokumentiert. Alle Beteiligten bewegen sich ausschließlich innerhalb eines Systems“, so Sven-Christian Timm, Leiter Fuhrparkmanagement bei ERGO. […]
Nach diversen Gesprächen und Workshops im Rahmen eines Ausschreibungsprozesses war man beim Düsseldorfer Versicherungsunternehmen sicher, mit dem System der community4you AG das beste Gesamtpaket gefunden zu haben. Ein sehr wichtiger Punkt war dabei die Flexibilität des Fuhrparkmanagements und die Möglichkeit, selbst Einfluss auf Änderungen zu nehmen. Dass dies bei community4you problemlos möglich ist, ist laut Lavinio Cerquetti, Vorstand bei community4you, auf die spezielle Plattform des Softwareherstellers aus Chemnitz zurückzuführen: „Um heute komplexe Softwaresysteme zu schreiben, brauchen Entwickler eine technologische Plattform, die ein Grundgerüst an Funktionen liefert. Normalerweise bedienen sich Firmen aus Europa einer Plattform aus den USA, beispielsweise von IBM, Oracle oder Microsoft, oder einer kostenlosen Open-Source-Plattform.“ Nur wenige Unternehmen schreiben eine eigene Plattform. „In Europa betreiben nur drei Unternehmen eine kommerzielle Plattform: SAP, die Software AG und wir“, ergänzt Cerquetti. Die Unabhängigkeit von großen Konzernen ermöglicht es den Sachsen, individuell auf Wünsche der Großkunden wie beispielsweise ERGO einzugehen.
Mit der Plattform hat sich community4you eine Basis geschaffen, um mehrere Softwarelösungen rund um den Fuhrpark zu programmieren. So kann das Unternehmen unter anderem das Fuhrpark-, Leasing-, Schaden-, Werkstatt- und Lagermanagement sowie Apps oder ein Fahrerportal effektiv aus einer Hand anbieten. Damit die Software allerdings ihren Dienst verrichten kann, muss die Datenbank zunächst mit Informationen gefüttert werden. „Die Datenmigration in das System ist eine der wichtigsten Phasen bei einem Großkundenprojekt. Ein intensiver Austausch ist unerlässlich, denn fehlt nur ein Teil der Daten, kann die Software nicht effektiv arbeiten“, beschreibt Stefan Krohn, Projektleiter bei community4you, die Anfänge eines Projektes und ergänzt: „Jeder Kunde kommt aus einem Vorgängersystem, in dem die Daten von Fahrzeugen, Fahrern, Standards, Geschäftspartnern und Abrechnungsdaten gepflegt wurden. Wir können zwar technisch und fachlich alles richtig machen, doch nur der Kunde kennt seine Daten und muss am Ende prüfen, ob die Daten korrekt in die Software migriert wurden.“ Wie aufwendig und zeitintensiv dieser Prozess sein kann, zeigt sich am Beispiel der Datenmigration von ERGO. Im September 2015 wurde die Basissoftware comm.fleet eingeführt. Mit dem Abschluss der Datenimplementierung im März 2016 war die Grundlage geschaffen, auf der nun weiter aufgebaut wird.
Damit der Prozess noch reibungsloser abläuft, wird die Software kontinuierlich durch weitere Produktbausteine der community4you AG ergänzt. Dabei liegt der Fokus seitens ERGO auf der Optimierung der Steuerung und Durchgängigkeit der Prozesse. Unter anderem wurde das Fuhrparkmanagement des Versicherers bereits um den Baustein des Fahrzeugkonfigurators comm.cars für Funktionsfahrzeuge erweitert. „Wir sind aktuell dabei, die bundesweite Übergabe und Rücknahme von Fahrzeugen mittels Web-Anwendung per Tablet/Smartphone gemeinsam mit ERGO zu entwickeln und ins System zu implementieren“, ergänzt Stefan Krohn. Damit soll der Gesamtprozess noch effizienter und transparenter für alle Prozessbeteiligten gestaltet werden. Alle notwendigen Daten und Informationen werden aus comm.fleet heraus in die Web-Apps geladen und nach erfolgreicher Übergabe/Rücknahme auch wieder ins comm.fleet-System zurückgeschrieben.
Voraussetzung für Auswahl und Einführung der durch community4you bereitgestellten Fuhrparksoftware war die organisatorische Zusammenführung diverser Konzerngesellschaften in eine Verantwortlichkeit bei ERGO sowie die damit verbundene Vereinheitlichung von Richtlinien und Prozessen. Bei einer Fuhrparkgröße von rund 1.200 Fahrzeugen war ein Punkt erreicht, an dem das eigenentwickelte Fuhrparksystem an seine Grenzen stieß. Analysen, Auswertungen und Reports (zum Beispiel zu Betriebskosten oder CO2-Verbräuchen einzelner Nutzergruppen) mussten zu großen Teilen manuell erhoben und aufbereitet werden. „Ziel ist, die wirtschaftliche Steuerung des Fuhrparks mithilfe durchgängiger, überwiegend digitalisierter Prozesse über alle Prozessbeteiligten weiter voranzutreiben. Dieses Vorhaben wird mithilfe des Einsatzes der von community4you entwickelten Fuhrparksoftware größtmöglich unterstützt“, erklärt Martina Ermecke, Leiterin Veranstaltungs-, Travel- und Fuhrparkmanagement bei ERGO.
Der Fokus auf die primär wirtschaftliche Steuerung des Fuhrparks hat unter Berücksichtigung der Unternehmensspezifika des Versicherers auch zu der Entscheidung geführt, einen reinen Kauffuhrpark zu betreiben. Und dies obwohl der Trend in den letzten Jahren hin zum Serviceleasing geht, um den Aufwand für Verwaltung der Flotte zu reduzieren und so Geld einzusparen. Doch ERGO setzt hingegen auf eine klare Fuhrparkphilosophie und gibt die Rahmenbedingungen zur Auswahl und Konfiguration von Dienstfahrzeugen sowie die anspruchsberechtigten Nutzergruppen exakt vor. „Bestehende und künftige Fuhrparkprozesse werden wir über alle Prozessbeteiligten mittels des Einsatzes der von community4you bereitgestellten Software steuern. So werden unter anderem Konfiguration, Genehmigungsworkflow, Terminabstimmung und Übergabe der Fahrzeuge vollständig übers System gesteuert und dokumentiert. Alle Beteiligten bewegen sich ausschließlich innerhalb eines Systems“, so Sven-Christian Timm, Leiter Fuhrparkmanagement bei ERGO. […]
Nach diversen Gesprächen und Workshops im Rahmen eines Ausschreibungsprozesses war man beim Düsseldorfer Versicherungsunternehmen sicher, mit dem System der community4you AG das beste Gesamtpaket gefunden zu haben. Ein sehr wichtiger Punkt war dabei die Flexibilität des Fuhrparkmanagements und die Möglichkeit, selbst Einfluss auf Änderungen zu nehmen. Dass dies bei community4you problemlos möglich ist, ist laut Lavinio Cerquetti, Vorstand bei community4you, auf die spezielle Plattform des Softwareherstellers aus Chemnitz zurückzuführen: „Um heute komplexe Softwaresysteme zu schreiben, brauchen Entwickler eine technologische Plattform, die ein Grundgerüst an Funktionen liefert. Normalerweise bedienen sich Firmen aus Europa einer Plattform aus den USA, beispielsweise von IBM, Oracle oder Microsoft, oder einer kostenlosen Open-Source-Plattform.“ Nur wenige Unternehmen schreiben eine eigene Plattform. „In Europa betreiben nur drei Unternehmen eine kommerzielle Plattform: SAP, die Software AG und wir“, ergänzt Cerquetti. Die Unabhängigkeit von großen Konzernen ermöglicht es den Sachsen, individuell auf Wünsche der Großkunden wie beispielsweise ERGO einzugehen.
Mit der Plattform hat sich community4you eine Basis geschaffen, um mehrere Softwarelösungen rund um den Fuhrpark zu programmieren. So kann das Unternehmen unter anderem das Fuhrpark-, Leasing-, Schaden-, Werkstatt- und Lagermanagement sowie Apps oder ein Fahrerportal effektiv aus einer Hand anbieten. Damit die Software allerdings ihren Dienst verrichten kann, muss die Datenbank zunächst mit Informationen gefüttert werden. „Die Datenmigration in das System ist eine der wichtigsten Phasen bei einem Großkundenprojekt. Ein intensiver Austausch ist unerlässlich, denn fehlt nur ein Teil der Daten, kann die Software nicht effektiv arbeiten“, beschreibt Stefan Krohn, Projektleiter bei community4you, die Anfänge eines Projektes und ergänzt: „Jeder Kunde kommt aus einem Vorgängersystem, in dem die Daten von Fahrzeugen, Fahrern, Standards, Geschäftspartnern und Abrechnungsdaten gepflegt wurden. Wir können zwar technisch und fachlich alles richtig machen, doch nur der Kunde kennt seine Daten und muss am Ende prüfen, ob die Daten korrekt in die Software migriert wurden.“ Wie aufwendig und zeitintensiv dieser Prozess sein kann, zeigt sich am Beispiel der Datenmigration von ERGO. Im September 2015 wurde die Basissoftware comm.fleet eingeführt. Mit dem Abschluss der Datenimplementierung im März 2016 war die Grundlage geschaffen, auf der nun weiter aufgebaut wird.
Damit der Prozess noch reibungsloser abläuft, wird die Software kontinuierlich durch weitere Produktbausteine der community4you AG ergänzt. Dabei liegt der Fokus seitens ERGO auf der Optimierung der Steuerung und Durchgängigkeit der Prozesse. Unter anderem wurde das Fuhrparkmanagement des Versicherers bereits um den Baustein des Fahrzeugkonfigurators comm.cars für Funktionsfahrzeuge erweitert. „Wir sind aktuell dabei, die bundesweite Übergabe und Rücknahme von Fahrzeugen mittels Web-Anwendung per Tablet/Smartphone gemeinsam mit ERGO zu entwickeln und ins System zu implementieren“, ergänzt Stefan Krohn. Damit soll der Gesamtprozess noch effizienter und transparenter für alle Prozessbeteiligten gestaltet werden. Alle notwendigen Daten und Informationen werden aus comm.fleet heraus in die Web-Apps geladen und nach erfolgreicher Übergabe/Rücknahme auch wieder ins comm.fleet-System zurückgeschrieben.
Lavinio Cerquetti und Stefan Krohn (li, beide community4you) erläutern gemeinsam mit Martina Ermecke und Sven-Christian Timm (Mitte, beide ERGO) Robin Haake (re., Flottenmanagement) das Fuhrparkmanagement des Versicherers | Foto: Flotte Medien GmbH
„Die Software schaut ständig auf die Daten und führt Plausibilisierungen durch. So erkennt das System gewisse Datenkonstellationen und kann darauf reagieren, ohne dass jemand die Software aktiv nutzen muss. Das gibt uns die Möglichkeit, zentral alle Prozesse zu steuern und zu koordinieren. Wir haben im Grunde eine zentrale Intelligenz geschaffen, die ständig mit vielen Daten gefüttert wird. Die Software kann auf Basis dieser Daten die Prozesse im Fuhrparkmanagement optimieren und entlasten“, beschreibt Lavinio Cerquetti das Funktionsprinzip der community4you-Software. Ab diesem Moment konnte der Versicherer vollständig von der „Intelligenz“ der Software profitieren.
Bei ERGO stößt die Flexibilität des Systems auf viel Zustimmung. So setzt der Versicherer unter anderem nicht auf ein Bonus-Malus-System zur Reduktion von Kosten und CO2-Emissionen, sondern er setzt zusätzlich zur Durchführung von Eco- und Fahrsicherheitstrainings auf die Einbindung der Fahrer. Mithilfe eines Fahrerportals erhält der Nutzer alle wesentlichen Informationen zu Kosten- und Verbräuchen seines Fahrzeugs sowie Transparenz über die Ergebnisse seiner Referenzgruppe. Eine Ampelfunktion signalisiert dem Nutzer, wie er im Vergleich zur Referenzgruppe steht. Dieser Automatismus reduziert nach Einschätzung der Fuhrparkverantwortlichen den Aufwand deutlich und sorgt zudem für mehr Effizienz im Fuhrparkmanagement durch eine aktivere Einbindung und Motivation der Nutzer.
Bei zunehmender Digitalisierung sowie Speicherung der Daten in einer Cloud stellt sich allerdings automatisch die Frage der Sicherheit. „Für ein Versicherungsunternehmen wie ERGO sind besondere Anforderungen an die Datensicherheit gegeben. Seitens unserer IT und des Datenschutzes bestehen hohe Anforderungen an Datenspeicherung und Datenverarbeitung bei externen Dienstleistern“, bestätigt Sven-Christian Timm. Bei community4you spielt die Daten- und Qualitätssicherung eine große Rolle. Damit höchste Sicherheitsstandards und bestmögliche Qualität gewährleistet sind, wird beispielsweise jede Nacht die neueste Version der Software auf alle Server ausgerollt. Zudem laufen nachts sogenannte Test-Coverages, die 95 Prozent der Quellen in allen möglichen Konstellationen wie beispielsweise Datenbanken und Betriebssystemen prüfen.
Allerdings kann es trotz der Maßnahmen des Softwareherstellers auch immer mal wieder vorkommen, dass die Technik mit kleineren Problemen zu kämpfen hat. Dann zahlt sich der enge Kontakt beider Unternehmen aus. Zur Lösung von Problemen oder Einbindung von Verbesserungswünschen dient die wöchentlich anberaumte Telefonkonferenz. In dringenden Fällen findet die Kommunikation direkt vor Ort statt, um eine zeitnahe Lösung zu finden.
Bei ERGO stößt die Flexibilität des Systems auf viel Zustimmung. So setzt der Versicherer unter anderem nicht auf ein Bonus-Malus-System zur Reduktion von Kosten und CO2-Emissionen, sondern er setzt zusätzlich zur Durchführung von Eco- und Fahrsicherheitstrainings auf die Einbindung der Fahrer. Mithilfe eines Fahrerportals erhält der Nutzer alle wesentlichen Informationen zu Kosten- und Verbräuchen seines Fahrzeugs sowie Transparenz über die Ergebnisse seiner Referenzgruppe. Eine Ampelfunktion signalisiert dem Nutzer, wie er im Vergleich zur Referenzgruppe steht. Dieser Automatismus reduziert nach Einschätzung der Fuhrparkverantwortlichen den Aufwand deutlich und sorgt zudem für mehr Effizienz im Fuhrparkmanagement durch eine aktivere Einbindung und Motivation der Nutzer.
Bei zunehmender Digitalisierung sowie Speicherung der Daten in einer Cloud stellt sich allerdings automatisch die Frage der Sicherheit. „Für ein Versicherungsunternehmen wie ERGO sind besondere Anforderungen an die Datensicherheit gegeben. Seitens unserer IT und des Datenschutzes bestehen hohe Anforderungen an Datenspeicherung und Datenverarbeitung bei externen Dienstleistern“, bestätigt Sven-Christian Timm. Bei community4you spielt die Daten- und Qualitätssicherung eine große Rolle. Damit höchste Sicherheitsstandards und bestmögliche Qualität gewährleistet sind, wird beispielsweise jede Nacht die neueste Version der Software auf alle Server ausgerollt. Zudem laufen nachts sogenannte Test-Coverages, die 95 Prozent der Quellen in allen möglichen Konstellationen wie beispielsweise Datenbanken und Betriebssystemen prüfen.
Allerdings kann es trotz der Maßnahmen des Softwareherstellers auch immer mal wieder vorkommen, dass die Technik mit kleineren Problemen zu kämpfen hat. Dann zahlt sich der enge Kontakt beider Unternehmen aus. Zur Lösung von Problemen oder Einbindung von Verbesserungswünschen dient die wöchentlich anberaumte Telefonkonferenz. In dringenden Fällen findet die Kommunikation direkt vor Ort statt, um eine zeitnahe Lösung zu finden.
Ausblick
Nicht nur bei der ERGO lautet das Motto „Versichern heißt verstehen“. Auch community4you versteht es gut, sich an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen. Das Versicherungsunternehmen war von Beginn der Zusammenarbeit eng in die Weiterentwicklung der Software eingebunden. Aus der Kooperation hat sich mittlerweile ein partnerschaftliches Verhältnis entwickelt, wie Lavinio Cerquetti es auf den Punkt bringt: „Jede Art der Beziehung funktioniert nur, wenn es für beide Seiten eine Win-win-Situation gibt. Es gibt nicht den Kunden und den Dienstleister, sondern zwei Partner. Nur wenn man gemeinsam dasselbe Ziel verfolgt, kann man zusammen erfolgreich sein.“ Der gemeinsame Weg beider Unternehmen wird weiterhin innovativ fortgesetzt und die Software mithilfe des Feedbacks des Versicherers deutlich optimiert werden.
Quelle: Auszug aus Flottenmanagement 04/2017: Seite 18 ff
Fotos: Flotte Medien GmbH
Quelle: Auszug aus Flottenmanagement 04/2017: Seite 18 ff
Fotos: Flotte Medien GmbH
17.10.2017